Передача дел при увольнении главного бухгалтера

Содержание

Передача дел главным бухгалтером при увольнении

Передача дел при увольнении главного бухгалтера

На любом предприятии должность главного бухгалтера довольно значимая величина, но это такие же, как и другие сотрудники, обыкновенные люди, которые несут больше ответственности.

В частности, за ведение финансовой документации и отчетности.

Главный бухгалтер так же, как любой работник организации, учреждения, имеет право уволиться по собственному желанию и быть уволенным руководителем предприятия за нарушение законодательства о труде, нарушение трудовой дисциплины, устава предприятия, а также при смене собственника предприятия, на котором работает.

В связи с этим довольно часто возникает  резонный вопрос – обязан ли главный бухгалтер передавать дела при увольнении.

Действующее трудовое законодательство не акцентирует внимание на передаче дел при увольнении главного бухгалтера вновь принятому сотруднику.

Таким образом, бухгалтер, разрывая трудовые отношения с организацией, по закону вообще не обязан что-то кому-то передавать.

И в случае отказа от передачи дел не может быть задержек в плане выдачи трудовой книжки, прочих документов, положенных при увольнении, получении полного расчета, по окончании предусмотренных согласно закону срокам.

При увольнении по собственному желанию, согласно третьей части 77 статьи ТК РФ, расчет должен быть произведен через две недели после подачи заявления (ст. 80 ТК).

В случае увольнения главного бухгалтера по инициативе нового собственника предприятия, согласно четвертому пункту 81 статьи ТК РФ, этот срок увеличивается до трех месяцев (ст. 75 ТК).

Уважающий себя человек, занимающий высокую должность на предприятии, даже уходя с него, оставляет порядок после себя в делах, за которые он нес ответственность.

Поэтому, исходя из профессионализма лица, занимавшего должность главного бухгалтера и этической стороны, в передаче всех дел и документов заинтересованы обычно как расторгающий трудовые отношения с организацией специалист, так и поступающий на его место новый сотрудник.

Для самого предприятия процедура необходима, чтобы иметь представление о реальном положении ведения бухгалтерского учета на предприятии и наличия всех первичных документов, соответствие которых требуемым законом нормам может существенно повлиять на деятельность всего предприятия в дальнейшем.

Исходя из вышесказанного, узнав, что главный специалист собирается уходить из организации, или в случае, когда работодатель сам намерен сменить специалиста, он должен позаботиться о том, как передать дела при увольнении главного бухгалтера.

Для этого, прежде всего, найти лицо, которому можно передать всю документацию по акту.

Если главный бухгалтер был еще и материально ответственным лицом с оформленным договором о материальной ответственности,  то нужно обязательно провести инвентаризацию и передачу материальных ценностей.

Принять документацию может:

  • представитель независимой аудиторской организации, при заключении договора;
  • специалист, выполняющий функции заместителя главного бухгалтера;
  • работник бухгалтерии, назначенный по приказу руководителя;
  • вновь принимаемый сотрудник на должность главного бухгалтера;
  • лично руководитель организации.

Передавая документацию вновь принятому сотруднику, важно учитывать, что пока не уволился бывший сотрудник, на место главного бухгалтера принять не могут никого.

Не может быть два главного бухгалтера одновременно на одном предприятии.

Поэтому, нового человека, которого в перспективе руководитель планирует видеть на этой должности, до увольнения главного бухгалтера можно принять на работу заместителем главного бухгалтера или просто бухгалтером.

Кто и за что в ответе?

Покидающий организацию главный бухгалтер никак не должен организовывать передачу всех своих дел другому лицу, это задача, – руководителя.

Но, уважающий себя главный специалист позаботится о том, чтобы все начатые дела, по возможности были завершены, и документы хранились в надлежащем виде.

Передача документов при увольнении главного бухгалтера – довольно трудоемкая работа, занимающая, как правило, не один день.

При увольнении специалиста по собственному желанию этот срок может затянуться до двух недель, при увольнении по инициативе нового руководства, – до трех месяцев.

Все это время старый сотрудник и принимающий документацию будут работать вместе, поэтому руководителю организации следует четко в приказе разграничить обязанности этих двух сотрудников, и определить ответственность за определенные сферы деятельности.

Чтобы в случае выявления каких-либо недочетов было ясно, кто из двух специалистов может быть привлечен к ответственности, и с кого что можно спрашивать.

Понятное дело, что невозможно привлечь нового сотрудника, принятого на место уволившегося (уволенного) главного бухгалтера за те правонарушения, которые были сделаны до того, как человек имел отношение к этой сфере деятельности.

Но и уволившийся главный бухгалтер может не привлекаться к ответственности за нарушения во время его работы, в том случае, если истек срок давности на момент их обнаружения.

Рассмотрим поэтапно передачу дел увольняющимся главным бухгалтером.

Шаг 1 Приказ

Для того чтобы что-то передать, принять, тем более, документы финансовой деятельности, прежде всего, создается комиссия.

Чтобы действия этой комиссии были обоснованными и правомерными, руководителем организации должен быть в первую очередь издан приказ при увольнении главного бухгалтера о создании комиссии по приему – передаче всех бухгалтерских документов, за которые нес непосредственную ответственность главный специалист.

Необходимо определиться за какой период должна быть передана документация, согласно срокам статистической отчетности и правилам ведения государственных архивных дел: не менее, чем 5 лет, согласно 17 статье Федерального закона « О бухгалтерском учете», принятого 21.11. 96 года за № 129 – ФЗ и действующего до настоящего времени.

В приказе также указывается срок окончания процесса передачи документации, причем нужно принимать во внимание, что он должен быть до даты увольнения главного бухгалтера.

Приказ о создании комиссии с указанием ее членов и председателя комиссии может быть издан отдельно от приказа о проведении передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера.

Также это может быть оговорено в разных пунктах одного приказа, но первым пунктом должен быть именно пункт о создании комиссии и только потом распоряжения по поводу ее действий.

Образец приказа на передачу дел при увольнении главного бухгалтера можно посмотреть на сайтах, затрагивающих вопросы, связанные с бухгалтерией.

Шаг 2 Завершение учетных процессов

Для полной передачи дел и документов, действующий до момента издания приказа об увольнении главный бухгалтер должен завершить ведение всех бухгалтерских учетов, за которые несет ответственность на основании второго пункта седьмой статьи Закона о бухгалтерском учете.

То есть, главный бухгалтер организации непосредственно отвечает:

  • за документы, предоставляемые в налоговую инспекцию;
  • за отчетность по бухгалтерии и по налогам;
  • за первичные учетные бухгалтерские регистры;
  • за кодировку;
  • за учетную политику организации;
  • за составление рабочего плана проведения учета счетов и тому подобное.

Перед увольнением главный специалист должен:

  • собрать все первичные документы;
  • проверить наличие всех необходимых бухгалтерских записей;
  • завершить на момент передачи дел отчеты по бухгалтерии и уплаченным налогам, уплате страховых взносов;
  • сделать статистические отчеты.

Документация должна быть вся пронумерована, сшита, закреплена печатью.

Шаг 3 Инвентаризация

В том случае, если с главным бухгалтером был заключен договор о материальной ответственности, в соответствии со вторым пунктом двенадцатой статьи Закона о бухгалтерском учете в обязательном порядке должна быть проведена инвентаризация.

Если такого договора нет, и формально главный специалист не был материально ответственным лицом, инвентаризация проводится по усмотрению руководителя.

О проведении инвентаризации также издается приказ (распоряжение) по предприятию, в котором обосновывается необходимость ее проведения, и устанавливаются сроки, либо дополняется пункт передачи документов в приказе о создании комиссии и проведении приема.

Проводят инвентаризацию бланков, находящихся у бухгалтера, а также проверяют кассу и наличие различных взносов.

По результату инвентаризации делается опись.

Если организация небольшая по своей структуре, то желательно провести инвентаризацию всего имущества при смене главного бухгалтера, чтобы новый сотрудник, принятый на эту должность имел полное представление о состоянии дел и имущества.

Ели компания крупная, инвентаризацию можно провести выборочно, к примеру, проверить статьи доходов и расходов, затраченные денежные средства и приобретенные товары, а также их наличие в действительности, а не только по документам.

По итогам проведенной инвентаризации составляется акт в 2-х экземплярах, один из которых остается на предприятии, другой – у увольняющегося сотрудника.

В том случае, если предприятие является филиалом или дочерней организацией, то делается третий экземпляр, который передается в главное управление.

Акты инвентаризации прикрепляются к актам приема-передачи дел.

Шаг 4 Проверка

Принимая документацию, желательно проверить все финансовые операции в текущем году.

Желательно для этого привлечь независимого аудитора, но при невозможности заключить договор, вполне возможно это сделать своими силами.

Тем более, что в конце года вновь принятому сотруднику на должность главного бухгалтера придется сдавать все отчеты.

Шаг 5 Акт приема-передачи

Для того, чтобы новый сотрудник имел представление о реальном положении дел в бухгалтерии предприятия, главный бухгалтер, работавший до него,  передает ему все документы, находящиеся у него по принятой номенклатуре дел.

Составляется акт приема-передачи при смене главного бухгалтера.

В дальнейшем этот акт может помочь также прекратившему трудовые отношения с организацией специалисту избежать каких-либо претензий со стороны руководства и принявшего дела бухгалтера о недостаче документации.

Если по каким – либо причинам передающий дела главный бухгалтер не соглашается подписывать акт приема – передачи, составляется за подписью минимум двух свидетелей соответствующий акт об отказе.

Утвержденной формы, как составлять акт приема – передачи не существует. Поэтому, он составляется в произвольной форме. Необходимо чтобы была полная опись документов, которые передаются.

Если документов много, опись можно сделать отдельно, указав об этом в самом акте.

Подписанный сторонами акт утверждается руководителем предприятия.

Примерный перечень вопросов акта приема-передачи дел

  1. В акте приема – передачи должна быть обязательно указана дата, когда передавались документы.
  2. При перечислении принимаемых документов также необходимо указывать полное наименование каждого из них и дату, когда документ был составлен, желательно указывать также, сколько листов занимает данный документ.

  3. В случае отсутствия, каких – либо документов, которые должны быть согласно правилам ведения бухгалтерского учета, в акте делается пометка или отдельным списком указывается недостающая документация.
  4. Выявленные при проверке ошибки расчетов, недочеты и прочие недостатки при оформлении как первичной, так и налоговой документации указываются в акте.

  5. Акт подписывается передающей стороной (увольняющимся главным бухгалтером) и принимающей документы стороной (новым сотрудником или назначенным руководством бухгалтером по приказу для приема – передачи документов).
  6. Утверждается документ подписью руководителя предприятия и печатью.

Как оформить акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера (образец) можно найти в интернете.

Источник: https://vse-o-trude.ru/peredacha-del-glavnym-buxgalterom-pri-uvolnenii/

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера: образец. Смена главного бухгалтера

Передача дел при увольнении главного бухгалтера

  • 8 Октября, 2018
  • Бухгалтерия
  • Гарфутдинова Светлана

Ни один современный глава предприятия не уволит главного бухгалтера без передачи дел, которая оформляется актом. В статье будет представлена информация про акт приема-передачи дел главного бухгалтера и образец.

Главный бухгалтер решил уволиться

Сегодня с трудом можно найти такую организацию, в которой хотя бы единожды не сменился главный бухгалтер. Это действие требует большого количества времени и нервов.

Начнем с того, что увольнение главного бухгалтера имеет отличие от другого увольнения. Оно «штормит» организацию с величиной баллов, соответствующей выездной налоговой проверке. Не будем вдаваться в правовые подробности ухода главного бухгалтера. Скажем только, что кроме стандартных, есть у главного бухгалтера особенные основания уволиться. Главный бухгалтер имеет право уйти, если:

  1. Права владения активами организации перешли к новому собственнику.
  2. Произошла любая реорганизация организационно-правовой формы организации.
  3. Изменилось ведомство государственного учреждения.

Но есть и ограничительная черта – смена главного бухгалтера возможна только в период между отчетами.

Предварительные меры

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю. Будет логичным, если он предварительно обсудит свой уход с начальством. Возможно, даже проявит инициативу, попросив провести дополнительную аудиторскую проверку работы возглавляемой им бухгалтерской службы.

Намереваясь уволиться с работы, каждый главбух должен заранее подготовить свою бухгалтерию. И самому быть морально готовым к передаче дел новому главному бухгалтеру.

Первый шаг к сдаче дел

Все действие начинается с приказа произвести передачу дел. Информация будет исчерпывающей, если приказ конкретно и четко изложит следующее:

  1. Ссылаясь на основание, побудившее создать данный приказ, прикажет передать дела вновь принимаемому главному бухгалтеру.
  2. Установит срок для выполнения.
  3. Определит комиссию, присутствующую при передаче дел, и ее председателя.
  4. Укажет конечную дату готовности акта к утверждению.
  5. Утвердит количество экземпляров акта равной юридической силы, их принадлежность сторонам.
  6. В отдельном приложении к приказу можно разместить образец акта приема передачи дел главного бухгалтера.

Случается, когда в качестве независимого участника передачи бухгалтерии привлекается внештатный сотрудник, например, аудитор. Его нужно будет также приказом включить в комиссию. Если же это ревизор, направленный вышестоящим органом, то сделайте ссылку на уполномочившее его распоряжение.

Шеф может присутствовать по своему личному желанию, это приказом не закрепляется.

Приказ передать дела: примерный образец

Понятно, что приказ на сдачу дел затрагивает большей стороной передающего дела главбуха.

Совет: сами составьте и согласуйте проект приказа с шефом. Тем более что голову над ним особо ломать не нужно, вот вам образец в помощь.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«———»

(ООО «———–»)

П Р И К А З

«—» —— 20— г. № —–

О проведении передачи дел в бухгалтерии.

В связи со сменой главного бухгалтера ООО «———–»

п р и к а з ы в а ю:

  1. Главному бухгалтеру (ФИО) передать вновь принимаемому главному бухгалтеру (ФИО) дела и документы, хранящиеся в бухгалтерии общества и архиве.
  2. Передачу дел произвести в присутствии комиссии в составе –

председатель комиссии – (ФИО), должность;

члены комиссии – (ФИО), должность; (ФИО), должность; (ФИО), должность.

  1. Произвести передачу дел в срок до “__” _____ 20___ г.
  2. Акт приема-передачи дел представить мне на утверждение “__” _______ 20__ г. в трех экземплярах равной юридической силы. 1-й экземпляр – для ООО «———–», 2-й экземпляр – для передающей дела (ФИО), 3-й экземпляр – для принимающей дела (ФИО)
  3. Контроль исполнения данного приказа возлагаю на (ФИО), должность.
  4. Офис-менеджеру (ФИО) довести приказ до сведения сотрудников.

Директор (подпись) (ФИО)

Акт передачи дел: его реквизиты и содержание

Как ясно из приказа, передача дел актируется. Вообще, форма акта произвольная. Поэтому существует множество образцов акта приема передачи дел главного бухгалтера, и все они имеют полное право на существование. Есть даже такие подробные, в которых деятельность компании излагается от начала до конца. Итак, из чего же обязательно должен состоять этот документ?

Правый (можно левый) верхний угол документа отводится для грифа утверждения акта главой компании. В случае, если он по каким-либо причинам отсутствует, акт может рассмотреть и утвердить его уполномоченный заместитель.

В шапке акта должны содержаться следующие реквизиты:

  1. Полное и (или) краткое наименование организации.
  2. Наименование акта. Номер (необязательно).
  3. Дата составления.
  4. Номер экземпляра акта, его принадлежность.

Далее текст акта сообщает состав комиссии, присутствующий при приеме-передаче дел, ее председателя и период, который фактически заняло это действие. Можно даже указать время начала и окончания, если посчитается, что такая подробность нужна.

Затем следует подробный и полный перечень того, что передается. Перечень для удобства и наглядности можно оформить в виде таблицы:

№/№п/пНомер делаНаименование делаПериод делаКоличество листов в деле/количество делПримечание
123456

Графы таблицы заполняются так:

  • Графа 1 – «No/No, п/п». В этой графе идет простая сквозная нумерация всех заполненных строк, начиная с номера один.
  • Графа 2 – «Номер дела». Эта графа содержит номер, который присвоен делу в соответствии с порядком ведения документооборота и архивации документов. Если номенклатура дел не велась, следует все же присвоить номера произвольно, для их идентификации.
  • Графа 3 – «Наименование дела». В графу заносится наименование дела, которое указано на его титульном листе.
  • Графа 4 – «Период дела». В этом столбце таблицы указывается период, за который в деле собраны документы.
  • Графа 5 – «Количество листов в деле/количество дел». Количество листов берется либо с последнего пронумерованного листа, либо с отметки о том, в каком количестве листы дела прошнурованы. Количество дел – это количество отдельных частей, из которых оно состоит (зачастую бухгалтерские документы, объединенные делом, превышают допустимое количество листов для прошивки и дело разбито на нескольких частей).
  • Графа 6 – «Примечание». Очень важная графа, которая требует серьезного отношения. Она служит для внесения всех существенных замечаний о состоянии и содержании дела, с которым ознакомлена и согласна принимающая сторона. В ней также указываются все недостатки, с указанием их причин, если таковые имеются.

Завершает таблицу итоговая строка.

За таблицей располагаются подписи передающей и принимающей сторон, членов комиссии, ее председателя.

Вот такой образец акта передачи дел главного бухгалтера может быть. Как говорится, ничего лишнего, коротко и ясно.

Заполнение акта: пошаговая инструкция

Все документы при передаче дел главного бухгалтера группируются по периодам. За истекшие налоговые и отчетные периоды, как правило, все они прошнурованы, пронумерованы и подготовлены для передачи в архив. Вся информация о них просто заносится в таблицу по степени важности в хронологии.

Документы текущего периода подбираются в незавершенные дела с приложением их перечня. Возможность автоматической распечатки такого перечня имеется в любой бухгалтерской программе. Незавершенные дела заносятся в таблицу в том же порядке.

Совет: в каком количестве бы не находились дела, пролистайте каждую папку. Установите и подтвердите письменно наличие всех листов.

После того как в таблицу внесены все дела и заполнены все графы, подсчитываем итог и заносим его в итоговую строчку. Неплохо если фактическое количество переданных бухгалтерских документов, будет пересчитано и сверено с цифрой в итоговой строке таблицы.

Далее распечатывается требуемое количество экземпляров акта. В каждом экземпляре, за таблицей, передающий главный бухгалтер делает запись о том, что документы им переданы, а принимающий главный бухгалтер – о том, что документы им приняты. Эти записи заверяются их личными подписями.

Ниже ставят свои подписи председатель и члены комиссии. Передача дел новому главному бухгалтеру завершена. Акт готов и его можно вручать руководству.

Образец акта в готовом виде

Для наглядного примера предлагаем образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера. Изменяйте, дополняйте его, как вам захочется. Как уже сказано, унифицированной формы нет. Старайтесь придерживаться основных требований и все будет в норме.

Экз. № 1

«Утверждаю»

__________________

Директор

ООО «—————»

(ФИО)

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ

бухгалтерии ООО «————–».

“____” ______ 20__ г.

В исполнение приказа № _____ от ________ 20___ г., комиссия в составе:

председатель комиссии – (ФИО), должность;

члены комиссии – (ФИО), должность; (ФИО), должность; (ФИО), должность

присутствовала при передаче дел от главного бухгалтера (ФИО) вновь принимаемому главному бухгалтеру (ФИО)

По настоящему акту передано следующее:

№/№п/пНомер делаНаименование делаКоличество листов в деле/Количество делПериод делаПримечание
123456
****Итого** / NN“__”_____ 20__ г. –”__”_____ 20__ г.**

Всего по настоящему акту передано NN (цифра NN прописью) дел за период с “__” _______ 20__ года по “__” ______ 20__ года.

Дела переданы мною лично. _________ (подпись), ФИО.

Дела приняты мною лично. __________ (подпись), ФИО.

Председатель комиссии: ____________ (подпись), ФИО.

Члены комиссии: _____________ (подпись, ФИО),

______________ (подпись, ФИО),

______________ (подпись, ФИО).

Но это еще не конец.

Передача электронных баз данных: главные моменты

Не следует забывать о том, что работа бухгалтеров давно автоматизирована. Так что, передавая бумажные дела, следует также передать базу данных бухгалтерской программы и программы электронной отчетности.

Отметим, что именно это облегчает и сокращает время проверки двух главных принципов ведения бухгалтерского учета – непрерывности и соответствия. На всякий случай напомним их суть:

  1. Принцип непрерывности – остатки на бухгалтерских счетах на конец предыдущего периода переходят в начальные остатки бухгалтерских счетов следующего периода.
  2. Принцип соответствия – данные синтетического учета соответствуют данным аналитического учета.

Для этого в бухгалтерской программе формируются регистры синтетического и аналитического учета требуемых периодов. Следом они сверяются с цифрами, содержащимися в отчетности, принятой государственными органами. И если непрерывность, соответствие и достоверность данных отчетности подтверждается, то распечатываются «сальдовки» по всем счетам на текущую дату.

Особое внимание при этом уделяется состоянию расчетов с бюджетом и сторонними организациями.

Потом распечатки сальдо подписываются всеми присутствующими лицами, и вызывается специалист программного обеспечения для дальнейшей защиты электронной информации. А подписанные распечатки прикладываются к готовому акту.

Освобождаемся от персональной ответственности

В распоряжении увольняющегося главного бухгалтера могли находиться печати, штампы, ключи и пароли доступа в системы интернет-банков и электронной отчетности, трудовые книжки и другие предметы, влекущие за собой персональную ответственность.

Право на их владение и использование в работе дается лично руководителем. Поэтому было бы более разумным сдать такое имущество ему назад под расписку. Пусть в дальнейшем сам выдаст эти вещи новому главному бухгалтеру, когда сочтет нужным.

Совет: если шеф настаивает отдать все сразу вновь принятому главному бухгалтеру, то получите его личное письменное распоряжение с подробным списком. И смело вручайте принимающей стороне, но тоже под расписку.

Передача дел: подробно и со вкусом

Итак, руководитель утвердил акт и увольнение главного бухгалтера близко. Скорей всего день, в который завершена сдача дел и утвержден акт передачи, будет последним рабочим днем увольняющегося главбуха. Напоследок дадим пошаговую инструкцию передачи дел главного бухгалтера.

  1. Личное заявление на увольнение подано и принято руководителем. Либо инициатива работодателя доведена до сведения главного бухгалтера и согласована. Стороны могут сообщить о своем решении за месяц до даты увольнения главного бухгалтера.
  2. Создан и подписан приказ о передаче дел, подобрана кандидатура на должность нового главного бухгалтера.
  3. В срок, установленный приказом, произведена передача дел. Акт утвержден.
  4. Оформлено увольнение главного бухгалтера с соблюдением требований закона.
  5. Новый главный бухгалтер приступает к выполнению своих должностных обязанностей.

Если в дальнейшем нужна помощь уволенного главного бухгалтера и есть взаимное согласие, то получите от шефа личное разрешение на это. Лучше в письменном виде.

Источник: https://fin-az.ru/426583a-akt-priema-peredachi-del-glavnogo-buhgaltera-obrazets-smena-glavnogo-buhgaltera

Передача дел при смене главного бухгалтера

Передача дел при увольнении главного бухгалтера

Передача дел при смене главного бухгалтера: как сделать все правильно

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • Когда нужно отменять доверенности, выписанные на прежнего главного бухгалтера
  • Зачем проводить инвентаризацию при смене главбуха
  • Документацию за какой период нужно проверить
  • Как правильно заполнить акт приема-передачи дел
  • Как новому главбуху принять дела, если прежний не провел процедуру правильно

Процедура передачи дел при смене главного бухгалтера законодательно не отражена. Однако для снижения вероятности возможных негативных последствий грамотно передать дела новому главному бухгалтеру все же необходимо.

Этот процесс занимает несколько этапов, каждый из которых имеет свои нюансы и тонкости. В нашей статье вы узнаете обо всем подробно.

Пошаговая инструкция по передаче дел при смене главного бухгалтера в 2020 году

Перед предстоящей сменой главного бухгалтера и передачей дел новому сотруднику целесообразно провести ряд мероприятий.

Приостановить действие доверенностей

Главбух в большинстве случаев действует на основании доверенности, одной или нескольких. Документ может носить как разовый характер, так и иметь пролонгированное действие.

При смене главбуха и передаче дел необходимо отменить каждую из действующих доверенностей.

Когда документ выписан на продолжительный период, целесообразно сообщить о смене главного бухгалтера всем заинтересованным контрагентам и государственным структурам. Речь идет о партнерах компании, налоговой службе, ПФР, ФСС и т. д.

Внести изменения в процесс подписания бумаг через систему «Банк-Клиент»

Зачастую главный бухгалтер фирмы имеет право визировать платежные поручения. Стоит сформировать новую карточку, которая будет содержать оттиск печати и актуальные подписи. Часть фирм в настоящее время использует взаимозависимую систему подписей. Другими словами, подпись гендиректора не имеет силы без подтверждающей подписи главного бухгалтера.

https://www.youtube.com/watch?v=I-vmCAmkNhQ

Если банковская карточка содержит подписи, не имеющие равнозначной силы, вероятнее всего, потребуется некоторое время для того, чтобы ввести в действие новую подпись.

Это обусловлено необходимостью сменить электронный сертификат для работы в системе «Банк-Клиент». Если организации потребуется в кратчайшие сроки оформить платеж в период смены главбуха и передачи дел, то она может сформировать его на бумажном носителе.

Но только в том случае, если такая возможность допустима по условиям договора с банком.

Провести инвентаризацию

Проверке при смене главбуха в ходе передачи дел должны быть подвергнуты имущество фирмы и ее обязательства. Главный бухгалтер не относится к лицам, ответственным за сохранность основных средств фирмы, материалов или товаров.

Тем не менее проведение инвентаризационных мероприятий в отношении имущества компании даст владельцу представление о том, насколько верно был организован учет главным бухгалтером. Обязательства же фирмы, ее задолженности по дебету и кредиту относятся к компетенции главбуха.

Их проверка – необходимое условие при смене главного бухгалтера и передаче дел.

Приказ о проведении инвентаризации при смене главбуха:

Оценить учет и отчетность

При смене главного бухгалтера и передаче дел новому сотруднику стоит проверить:

  • бухучет, налоговый учет, управленческий учет (при условии, что его ведение предусмотрено политикой компании);
  • учетную политику фирмы, внутренние нормативные документы;
  • документацию, имеющую отношение к взаимодействию с ФНС и иными госструктурами. Это могут быть различные извещения, требования, акты сверок и др.;
  • бухгалтерскую базу и правильность содержащихся в ней регистров. Иногда в организациях, находящихся на УСН, практически не ведется учет.

Таких же действий требует передача дел при смене главного бухгалтера в бюджетной организации. При использовании ТКС (телекоммуникационных каналов связи) есть возможность отправить запрос в ФНС с целью получения сведений о текущем состоянии отчетности.

Полученный документ даст информацию о полноте сданной в налоговую отчетности. Целесообразно просмотреть и имеющиеся требования от ФНС, сопоставить их с отправленными ответами.

Другими словами, необходимо проверить, подал ли главный бухгалтер всю необходимую информацию налоговикам и вовремя ли он это сделал.

Документация должна храниться определенное время. При смене главного бухгалтера и передаче дел следует учесть некоторые моменты.

В соответствии со ст. 87 Налогового кодекса РФ сотрудники ФНС могут запросить документацию компании за предыдущие 3 года. Если в этот период фирма проверялась, то потенциальный главбух должен внимательно ознакомиться с актом этой проверки. Соответственно, проверить можно документы, которые были сформированы после составления акта.

Если ФНС ранее не проверяла деятельность фирмы, то согласно закону о бухучете (ст. 17) вся «первичка» фирмы, отчетная документация, регистры хранятся 5 лет. Соответственно, при смене главного бухгалтера и передаче дел новому сотруднику необходимо убедиться в их наличии именно за указанный период.

Если было установлено отсутствие одной или нескольких бухгалтерских книг, нужно зафиксировать этот факт в акте приема-передачи, а документ сформировать заново. Датой создания документа будет считаться дата приема дел.

Оформить приказ о назначении главного бухгалтера

Необходимо сформировать приказ о приеме главбуха фирмы. Прием, передача дел при смене главного бухгалтера занимают определенное время. Соответственно, в этот период в компании фактически действуют два главных бухгалтера.

Зачастую в такой ситуации потенциальный главбух изначально принимается в компанию на иную должность. В дальнейшем происходит назначение его на должность главного бухгалтера.

Иногда руководитель принимает решение сразу сместить прежнего главбуха, но на период передачи дел он получает тот же оклад, хотя и занимает другую должность.

Таким образом оба специалиста при смене главного бухгалтера ведут передачу дел. Образец приказа выглядит следующим образом:

Документ должен содержать следующие условия:

  • Ф. И. О. специалиста, принимаемого на должность главбуха.
  • Срок трудового договора (постоянная работа или временная).
  • Период, отведенный для осуществления процесса приема и передачи дел при смене специалиста. При прекращении трудовых отношений с сотрудником он должен отработать только 14 дней. Соответственно, период, отведенный для передачи дел при смене главного бухгалтера, рассчитывается от даты увольнения главбуха.
  • Перечень членов комиссии по приему-передаче дел при смене главбуха. Этот пункт отражается в приказе только в том случае, когда такая комиссия есть. При ее наличии документ может дополняться соответствующим регламентом работы комиссии.
  • Необходимость участия сторонних специалистов. Речь идет о сотрудниках аудиторских фирм, работниках вышестоящей компании и т. д.

Приказ должен содержать указание на сроки, в течение которых каждый из главбухов осуществляет текущую деятельность, возглавляет работу бухгалтерского отдела, визирует документацию. В приказе отражается и порядок замены банковских карточек.

Возможна ситуация, когда смена образцов подписей происходит после завершения проверки кассы или подписания акта приема-передачи дел.

Как правило, главбух входит в состав многих комиссий фирмы. Это может быть комиссия по списанию ОС, ТМЦ и др. Поэтому при смене главбуха необходимо внести изменения в состав этих комиссий.

Сформировать акт приема-передачи дел

Ввиду несовершенства действующих законов в отношении такого момента, как увольнение главного бухгалтера, возможно в акт приема-передачи включить различную информацию, по потребности предприятия.

В частности, в этом документе за подписью принимающих участие в процедуре передачи дел сотрудников сформировать список бумаг и ценностей, ответственность за сохранность которых должен нести главный бухгалтер.

Он может содержать следующие позиции:

  • вся внешняя и внутренняя отчетность. (в т. ч. управленческая или статистическая отчетность);
  • внутренние нормативные документы (документация по учетной политике, при условии что главбух организовал хранение оригиналов документов с подписью гендиректора у себя);
  • ключи от сейфов;
  • носители информации (е-токены, рутокены), при условии что они содержат сертификаты ключей ЭЦП для банковских организаций, ИФНС и т. д. В некоторых случаях ключи содержатся в персональном компьютере главного бухгалтера;
  • документы, подтверждающие факт взаимодействия с ФНС (акты сверки, завизированные сотрудниками ФНС).

Образец акта:

Процесс приема и передачи дел при смене главного бухгалтера значительно проще в том случае, когда взаимодействие с ИФНС осуществляется с использованием ТКС, так как отсутствует необходимость распечатывать документы из системы.

Число документов, подлежащих передаче, и периоды, за которые они составлены, могу быть отражены:

  • в акте приема-передачи дел;
  • в приложениях к акту приема-передачи дел (в этом случае акт должен содержать список передаваемой документации).

Главное, что акт приема-передачи дел при смене главного бухгалтера формируется исключительно после того, как будут закончены все текущие учетные процессы, осуществлена проверка состояния бухучета и отчетности.

Для этого могут быть приглашены сторонние специалисты.

Если смена главного бухгалтера по времени совпадает со сроком, в течение которого необходимо предоставить в ФНС отчетность, то акт может быть подписан только после сдачи отчетности.

Возможные сложности при передаче дел при смене главного бухгалтера

Передача дел при смене главбуха может быть осложнена в том случае, если специалист:

  • В процессе своей деятельности проявлял халатность в отношении должностных обязанностей. При этом учет фирмы нуждается во внесении существенных изменений или восстановлении.
  • Совершал серьезные нарушения. Это могут быть несвоевременные или неправильные ответы на запросы и требования ФНС.
  • Скрыл возможность проведения внеплановой налоговой проверки за тот период, когда он нес ответственность.
  • Не платил, платил не вовремя или не в полном объеме налоги компании. Осуществил переплату по налоговым платежам.

Зачастую главбухи инициируют процесс прекращения трудовых отношений с работодателем в тот период, когда компания испытывает трудности. Например, при получении от ФНС серьезного требования.

«Бухгалтер на удаленном доступе: плюсы и минусы такого решения.» Подробнее

В этом случае формирование описи и подсчет количества папок – одна из самых простых составляющих приемки.

Передача документации вновь принятому специалисту при смене главбуха предусматривает выполнение нескольких последовательных действий.

Таким образом, для смены главбуха недостаточно просто прочитать должностную инструкцию. Необходимо изучить все аспекты деятельности и желательно под руководством прежнего главного бухгалтера.

Что делать потенциальному главбуху, если предыдущий сотрудник компании не передал дела должным образом? В ситуации, когда на должность главного бухгалтера не был назначен новый сотрудник, а срок отработки прежнего уже истек, руководитель не может заставить бывшего сотрудника осуществить передачу дел. Бывший бухгалтер вправе отказаться приехать на предыдущее место работы, и не важно, какова на это причина: имеющиеся недочеты или новая работа.

Сменивший его сотрудник должен будет сформировать опись документации. Это позволит ему:

  1. Разграничить свою деятельность и деятельность предыдущего главбуха. При этом каждый из них будет нести ответственность только за свои действия.
  2. Быстрее разобраться с действующим положением дел.
  3. Быстро находить необходимые документы, например, в случае проверок со стороны ФНС.

При наличии подозрений и неуверенности в действиях предыдущего главбуха новому сотруднику следует инициировать проведение аудиторской проверки. Ее результаты дадут возможность минимизировать негативные последствия деятельности бывшего главбуха.

Если все недочеты будут выявлены вовремя, то новый главный бухгалтер не будет за них отвечать.

Привлечь главбуха к ответственности руководитель вправе и после прекращения с ним трудовых отношений. Законодательством предусмотрены следующие сроки, в течение которых главный бухгалтер несет ответственность: 1 год при выявлении финансовых или налоговых нарушений, 2 месяца при наличии других ошибок.

Если административные нарушения, были выявлены после истечения срока давности, привлечь бывшего главбуха к ответственности не получится.

Мы рассмотрели, пошаговую инструкцию при передаче дел при смене главного бухгалтера. Таблица с наиболее распространенными нарушениями и предусмотренными за них штрафами представлена ниже:

Нарушение

Штраф, тыс. руб.

Нарушение правил работы с наличными денежными средствами, кассой

4-5

Нарушение порядка формирования отчетности по валютным операциям

4-5

Нарушение норм предоставления статистических данных

3-5

Ведение деятельности без регистрации в ФНС

2-3

Несвоевременное предоставление налоговой декларации

0,3-0,5

Искажение в отчетности сумм более чем на 10 %

2-3

Если при проведении инвентаризации или аудита было установлено наличие материального ущерба, причиненного организации в результате действий бывшего главбуха, руководитель прежде всего должен убедиться, что с подчиненным был подписан договор о материальной ответственности (ПМО).

  • При наличии договора о ПМО бывший сотрудник должен будет возместить весь ущерб.
  • При отсутствии договора о ПМО бывший главбух должен будет возместить ущерб в размере, не превышающем величины его среднего заработка.

Сбежал бухгалтер или уволился, что делать:

Получить расчет
экономии

Источник: http://kbdp.ru/news/peredacha-del-pri-smene-glavnogo-bukhgaltera/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.